Get the Flash Player to see this player.

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเลขานุการ


ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับเลขานุการ

                งานเลขานุการเป็นงานที่มีบทบาทสำคัญอย่างยิ่งในทุก ๆ หน่วยงาน  เพราะจะทำให้งานในสำนักงานสามารถดำเนินการไปด้วย  เรียบร้อย  รวดเร็ว  เลขานุการเปรียบเสมือนฟันเฟืองแห่งเครื่องจักรที่จะทำให้งานขององค์กรนั้น ๆ  สามารถดำเนินไปได้ด้วยดี  ในองค์กรจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีบุคลากรย่างน้อยหนึ่งคน
ทำหน้าที่เลขานุการ  เพื่อแบ่งเบาภารกิจของผู้บริหารหรือเป็นผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา เป็นศูนย์รวมงานขององค์กร
เป็นผู้เชื่อมโยงให้กับผู้บริหาร  กับผู้ใต้บังคับบัญชาและบุคคลภายนอกองค์กร

 

ความหมายและบทบาทหน้าที่ของเลขานุการ

                คำว่า  เลขานุการ  เป็นคำสนธิ  มาจากคำว่า  เลขา  สนธิกับ  อนุการ  ดังนั้น  เลขา + อนุการรวมเป็นเลขานุการ

                ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน  พ.ศ. 2525   เลขา   แปลว่า  ลายรอยเขียน   ตัวอักษรการเขียนการเขียนส่วนคำว่า  อนุการ   แปลว่าการทำตาม  การเอาอย่างรวมกันแล้วคำว่า  เลขานุการ  มีความหมายว่าผู้มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับหนังสือตามที่ผู้ใหญ่สั่ง

                จากคำจำกัดความของนักวิชาการและพจนานุกรมสามารถขยายคำจำกัดความของคำว่า เลขานุการ ได้ดังนี้   เลขานุการเป็นผู้ช่วยผู้บริหาร  เป็นผู้มีความรู้ความสามารถในทักษะทุกเรื่องของสำนักงาน  มีความรับผิดชอบในงานที่ทำอยู่   โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือสั่งการ   ทั้งยังสามารถใช้ความคิดเรื่องพิจารณาตัดสินใจในขอบเขตแห่งอำนาจที่ได้รับมอบหมายทันที      

                คำว่า  เลขานุการ  ตรงกับคำในภาษาอังกฤษ  “SECRETARY”  ซึ่งมาจากภาษาลาตินว่า “SECRETUM”แปลว่า  ลับ  หรือ  SECRET   ดังนั้น  “SECRETARY”  จึงแปลว่าผู้รู้ความลับ   ดังนั้น  ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ  คือ  ผู้รู้ความลับต้องเป็นผู้ได้รับความไว้วางใจเก็บความลับของผู้บังคับบัญชาและขององค์กรด้วย

                คำว่า  SECRETARY  เป็นคำที่มีอักษร 9 ตัว  มีความหมายตามตัวพยัญชนะดังนี้

                1.  S  =  SENSE  คือ  ความมีสามัญสำนึก  รู้จักรับผิดชอบว่าสิ่งใดควรทำและไม่ควรทำมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด  ทั้งไม่เป็นผู้ที่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด

                2   E  =  EFFICIENCY   คือ  ความสามารถในการปฏิบัติงานในหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพและจะแสดงให้เห็นถึงสมรรถภาพของงานด้วย

3.  C  =  COURAGE   คือ  ความมุมานะ   ความกล้า   และกล้าที่จะทำงานโดยไม่กลัวว่าจะเกิดความผิดซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจของบุคคลนั้น  แล้วงานก็จะสำเร็จสมความมุ่งหมาย

                4   R  =  RESPONSIBILITY  คือ  ความรับผิดชอบในการทำงาน  กล่าวคือ  ต้องเป็นผู้ที่ทำงานนั้น ๆเอง  และต้องรับผิดชอบด้วย            

                               

                5   E  =  ENERGY   คือ   การมีกำลังใจและสุขภาพดีในการทำงาน  โดยธรรมดาของการทำงานแล้วอาจต้องเหน็ดเหนื่อยบ้าง   แต่เลขานุการต้องรู้จักการผ่อนสั้น  ผ่อนยาวในการทำงาน  รู้จักแบ่งเวลาทำงานให้ถูกต้องเพื่อร่างกายจะได้รับการพักผ่อนบ้างตามความเหมาะสม

                6  T  =  TECHNIQUE    คือ   การมีเทคนิคในการทำงาน  รู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม   ซึ่งเทคนิคนั้นเป็นของแต่ละบุคคล   แต่อาจเลียนแบบจากผู้อื่นได้และพัฒนาให้ดีขึ้น   ดังนั้น  เทคนิคจึงเป็นเรื่องที่บอกหรือสอนกันไม่ได้

                7  A  =  ACTIVE   คือ  ความว่องไว  ไม่เฉื่อยชา   การตื่นตัว   เลขานุการทุกคนต้องมีความตื่นตัวและกระตือรือร้นอยู่เสมอ  แม้ว่างานที่ทำจะมีมากหรือเหน็ดเหนื่อยแค่ไหนก็ตาม

                8  R  =  RICH  คือ  ความเป็นผู้มีศีลธรรม  มีความสมบูรณ์ในด้านจิตใจ  มิได้หมายถึงความร่ำรวยแต่อย่างใด  หากเลขานุการมีคุณธรรมที่ดีก็จะนำความเจริญมาสู่ตัวเลขานุการและองค์การที่ทำงานอยู่

                9.  Y  =  YOUTH   คือ  อยู่ในวัยหนุ่มวัยสาว  เพราะงานของเลขานุการนั้นจะต้องติดต่อกับคนทั่ว ๆ ไป

               

หน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการทั่ว ๆ ไป    สรุปได้ดังนี้

1.  ดูแลรับผิดชอบจดหมายเข้าและจดหมายออก

2.  จดชวเลขการสั่งงานและถอดข้อความจากชวเลขได้รวดเร็วและถูกต้อง

3.  เขียนจดหมายโต้ตอบและพิมพ์งานต่าง ๆ ที่สำคัญ  ตลอดจนรู้และสามารถ

     อัดสำเนาเอกสารได้

4.  รวบรวมเอกสารข้อมูล  เพื่อเตรียมเขียนรายงานและร่างสุนทรพจน์  พิมพ์ร่าง

      เอกสารที่จะนำไปพิมพ์โฆษณา

5.  โทรศัพท์ติดต่องานและรับโทรศัพท์

      6.  ต้อนรับผู้ที่มาติดต่อและจัดการนัดหมายให้นายจ้าง

     7.  ช่วยจัดการเกี่ยวกับการประชุม

     8.  จัดทำบันทึก  รายงาน  ร่างเอกสารต่าง ๆ  ทำสถิติ  แผนงาน  แผนภาพ  ตลอดจน 

           สามารถวางรูปแบบพิมพ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในสำนักงาน

      9.  เขียนและส่งโทรสารบางโอกาส

      10.  เก็บและรักษาเอกสารให้เป็นระเบียบ  ค้นหาได้ง่ายเมื่อต้องการ

      11. ช่วยวางระเบียบต่าง ๆ และตรวจตราความเรียบร้อยของงานแทนนายจ้าง

      12.  จัดหาหนังสืออุเทศต่าง ๆ  ที่จำเป็น

      13.  จัดการชำระค่าเช่า  ค่าประกันภัย  และค่าภาษีต่าง ๆ

      14.  จัดการบัญชีการเงินของสำนักงาน  ติดต่อธนาคาร  บริษัทประกันภัย  จ่ายเงินเดือนพนักงาน

      15.  ควบคุมเสมียนพนักงานและประสานงาน  โดยรับคำสั่งจากนายจ้างมาแจ้งแก่คนงานและนำเสนอความคิดเห็นของคนงานมายังนายจ้าง

      16.  เสนอหนังสือและส่งหนังสือที่สั่งการแล้วไปยังแผนกต่าง ๆ

      17.  ช่วยผู้บังคับบัญชาปรับปรุงภาระการทำงาน  และดูแลความสะอาดเรียบร้อยของสำนักงาน

      18.  จัดซื้อเครื่องทุ่นแรง  อุปกรณ์สำนักงาน  ตลอดจนเครื่องเขียนและวัดสุที่จำเป็น

      19.  งานด้านคอมพิวเตอร์  ต้องดูแลการวางระบบคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยงานด้านเอกสาร

             สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ทั้งการเก็บข้อมูลและจัดทำสถิติได้ด้วย 

 

บทบาทหน้าที่ของเลขานุการในส่วนที่สำนักงานเลขานุการกรมรับผิดชอบ

                ตามกฎกระทรวงแบ่งส่วนราชการกรมส่งเสริมการเกษตร  พ.ศ.  2545  ได้กำหนดให้สำนักงานเลขานุการกรม   มีอำนาจหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการและงานเลขานุการของกรม  โดยมีฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการเป็นหน่วยงานที่มีหน้าที่ความรับผิดชอบควบคุมดูแลงานเลขานุการของนักบริหาร  และเจ้าหน้าที่ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบปฏิบัติงานในฐานะเลขานุการผู้บริหาร  คือ  เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป

                บทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  ตามโครงสร้างอัตรากำลังของกรมส่งเสริมการเกษตรกำหนดใช้  ดังนี้

                เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการศึกษา  วิเคราะห์   เพื่อจัดวางระบบประสานระหว่างราชการบริหารส่วนกลางกับสำนักส่งเสริและพัฒนาการเกษตรเขต   และหน่วยงานของกรมส่งเสริมการเกษตรในส่วนภูมิภาค  การกำหนดแนวทางและการจัดทำแผนการจัดสรร  บริหารจัดการด้านงบดำเนินงานและโครงสร้างทางกายภาพของสำนักส่งเสริมและพัฒนาการเกษตรเขต   สำนักงานเกษตรจังหวัด  และสำนักงานเกษตรอำเภอ   ดำเนินการเกี่ยวกับงานช่วยอำนวยการ  ตลอดจนปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารของกรมส่งเสริมการเกษตร  และปฏิบัติหน้าที่อื่น ๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย

                ดังนั้น  จะเห็นได้ว่ากรมส่งเสริมการเกษตรได้ให้ความสำคัญต่องานเลขานุการผู้บริหาร   จึงได้กำหนดให้เป็นงานหนึ่งในบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของสำนักงานเลขานุการกรม  ฝ่ายช่วยอำนวยการและประสานราชการ  โดยอัตรากำลังที่กำหนดไว้เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป  1  คน   ต่อผู้บริหารกรมฯ  1  คนซึ่งอัตรากำลังที่กำหนดไว้นี้   ในความเป็นจริงการปฏิบัติงานให้เป็นไปบทบาทหน้าที่เลขานุการที่ดี  เป็นสิ่งที่เป็นไปไม่ได้เลย  เพราะลักษณะงานในหน้าที่ความรับผิดชอบเกินกว่าอัตรากำลังเจ้าหน้าที่เพียง 1  คนจะแบกรับภาระ    ดังนั้น ในทางปฏิบัติผู้บริหารจะมีการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่ตำแหน่งอื่น ๆ   มาช่วยปฏิบัติงานเป็นทีมเลขานุการผู้บริหารโดยตลอด    ซึ่งลักษณะการขอยืมอัตรากำลังเจ้าหน้าที่มาช่วยปฏิบัติงานเลขานุการผู้บริหารนี้  บางครั้งสำนักงานเลขานุการไม่สามารถควบคุมบังคับบัญชาได้  ฉะนั้น องค์ความรู้เรื่อง  การพัฒนาบทบาทหน้าที่ของเลขานุการผู้บริหาร : บุคลิกภาพและการมีมนุษยสัมพันธ์ของเลขานุการผู้บริหาร ที่สำนักงานเลขานุการได้จัดทำขึ้นนี้  จะนำไปเป็นเครื่องมือในการผลักดันพัฒนาบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหารในส่วนที่เป็นอัตรากำลัง  สังกัดสำนักงานเลขานุการกรมโดยตรงต่อไป  แต่สำหรับเจ้าหน้าที่   ซึ่งเป็นอัตรากำลังในส่วนที่ขอยืมจากหน่วยงานอื่นนั้น   ทางผู้ที่มีปฏิสัมพันธ์ด้วยคงจะต้องช่วยผลักดันให้เจ้าหน้าที่เหล่านี้นำองค์ความรู้ที่ได้จัดทำขึ้นนี้ไปปฏิบัติต่อไปด้วย

 

บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้บริหารกรมส่งเสริมการเกษตร    มีดังนี้

·      ด้านงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และระเบียบงานสารบรรณ

1. การรับหนังสือ  จะดำเนินการลงรับหนังสือด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์  และลงรับด้วยสมุดทันที ที่ก่อนจะเสนอหนังสือเข้าแฟ้มผู้บริหารต่อไป

2.    การส่งหนังสือ   จะดำเนินการส่งหนังสือกลับคืน  กอง / สำนัก  ตามที่มาของหนังสือ  และตามคำสั่งการของผู้บริหาร

3.    การค้นหาติดตามหนังสือ   จะดำเนินการติดตามเรื่องให้จากเลขที่หนังสือการลงวันที่  ชื่อเรื่องให้กับผู้มาติดตามเรื่อง

4.   สร้างหนังสือภายในที่ผู้บริหารลงนาม  จะสร้างหนังสือโดยออกเลขตามที่สำนักงานเลขานุการกรมกำหนด  ซึ่งเป็นเลขที่หนังสือเฉพาะประจำห้องผู้บริหารแต่ละท่าน

5.   พิมพ์หนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ  จะพิมพ์หนังสือราชการโดยมีเนื้อหาตามผู้บริหารต้องการ  และมีรูปแบบตามระเบียบงานสารบรรณ

6.   เสนอหนังสือแก่ผู้บริหารตามลำดับของคำสั่งกรมฯ   จะดำเนินการเสนอแฟ้มแก่ผู้บริหารตามลำดับตามคำสั่งมอบอำนาจให้รองอธิบดีปฏิบัติราชการแทนกรณีที่ผู้บริหารไม่อยู่ปฏิบัติราชการหรือไปราชการ

·       ด้านการนัดหมาย  ประชุมและการบันทึกแผนการปฏิบัติราชการ

1. ลงแผนปฏิบัติงานในระบบแผนการปฏิบัติงานของผู้บริหาร (Manager Planning System = MPS) จะบันทึกข้อมูลการนัดหมาย  การประชุมลงในโปรแกรมคอมพิวเตอร์ระบบ MPS  ให้เป็นข้อมูลปัจจุบันอยู่เสมอ

2. อำนวยความสะดวกให้กับผู้ที่มาติดต่อนัดหมายผู้บริหาร   จะแจ้งรายละเอียด  วัน  เวลา  ที่ผู้บริหารสะดวกในการนัดหมายประชุมให้กับผู้มาติดต่อ 

                      3. เก็บรวบรวมการปฏิบัติราชการของผู้บริหาร  จะดำเนินการรวบรวมการปฏิบัติราชการของผู้บริหารเพื่อเป็นข้อมูลในการตรวจสอบย้อนหลัง

      4. จัดเตรียมเอกสารประชุม  และรายละเอียดทั่วไปที่เกี่ยวข้องให้กับผู้บริหาร   จะดำเนินการติดต่อประสานงานจากหน่วยงานเจ้าของเรื่องเพื่อเป็นข้อมูลในการประชุมให้กับผู้บริหาร

 

·       ด้านงานจัดเก็บเอกสาร

1.  จัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่  และตามลำดับความสำคัญของการใช้งาน  จะดำเนินการแยกเอกสารเพื่อความสะดวกในการค้นหาและเรียกใช้งานเมื่อต้องการค้นหาในภายหลัง

·       ด้านการจัดเตรียมเครื่องใช้สำนักงาน

1.  จัดเตรียมความพร้อมของเครื่องใช้สำนักงาน   จะดำเนินการตรวจดูความพร้อมของอุปกรณ์และเครื่องใช้สำนักงานเป็นประจำเพื่อให้เกิดความสะดวกในการทำงาน

2.   ตรวจสอบและดูแลรักษาเครื่องใช้สำนักงาน  จะดำเนินการตรวจสอบอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงานหากพบว่าเกิดมีอุปกรณ์ไม่เพียงพอกับความต้องการในการใช้งาน   หรือเกิดความบกพร่องกับเครื่องใช้สำนักงานก็จะแจ้งผู้เกี่ยวข้องดำเนินการแก้ไขต่อไป

·       ด้านจัดเตรียมเอกสารประกอบการเบิกค่าใช้จ่าย

00544 โดย 2010-09-21 23:32:29 v : 1669


ดร.ศักดิ์ชัย ภู่เจริญ

ติดต่อ
siamdoctor@hotmail.com
facebook.com/kruinter
สมุดเยี่ยม

 

Get the Flash Player to see this player.
เว็บทางการศึกษา
ตรวจสอบความเร็วอินเตอร์เน็ต
ทีวีออนไลน์
ข่าว The Nation
ข่าว CNN
ข่าว BangkokPost


หอมรดกไทย
เผยแพร่พระเกียรติคุณของพระบรมกษัตริยาธิราช ศาสนา เกียรติประวัติของชาติ
สคูลไทยแลนด์
เนื้อหาสาระ สำหรับโรงเรียนและนักเรียน
โครงการโรงเรียนสร้างสรรค์สิ่งแวดล้อมดีเด่น เฉลิมพระเกียรติี
ชิงรางวัลชนะเลิศ รับถ้วยพระราชทานพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว รางวัลโล่ประทาน และทุนสนับสนุนสำหรับโรงเรียนที่เข้ารอบ
SCHOOLNET THAILAND
คลังความรู้บนเว็บไซต์ [Digital Library] รวมสาระการเรียนรู้ สำหรับเยาวชน
มูลนิธิทางไกrลผ่านดาวเทียม
บริการการเรียนการสอนทางไกล ผ่านดาวเทียม จากโรงเรียนไกลกังวล หัวหิน
มหาวิทยาลัยไซเบอร์ไทย
ศูนย์กลางการศึกษาผ่านระบบเครือข่าย ครอบคลุมการศึกษาทุกระบบ
GURU Online
พัฒนาครูไทย มาตรฐานเท่าเทียม เรียนได้ทุกที่ไม่เสียค่าใช้จ่าย
เงินทองของมีค่า
e-Learning หลักสูตร "เงินทองของมีค่า" เพื่อพัฒนาทักษะชีวิตในเรื่องความรู้พื้นฐานด้านการเงิน ให้แก่เด็กและเยาวชนช่วงชั้นที่ 1 - 4
ก้าวย่างอย่างเข้าใจ
การจัดกระบวนการเรียนรู้เพศศึกษาให้เป็นส่วนหนึ่งของหลักสูตรสถานศึกษา
กองทุนบำเหน็จบำนาญข้าราชการ (กบข.)
ส่งเสริมให้ข้าราชการออมเงินไว้เพื่อใช้ในยามเกษียณอาย
การดูแลช่วยเหลือนักเรียนและการแนะแนว
โลกกว้างทางการศึกษา อาชีพสร้างชีวิต ข้อคิดนำทางสร้างสรรค์
สารพันแนะแนว
KARN.TV
รวมความรู้ แบบฝึกหัด กิจกรรมเพิ่มทักษะ สำหรับอนุบาล - ประถมต้น
หลักสูตรแกนกลาง 2551
กระทรวงศึกษาธิการประกาศใช้หลักสูตรแกนกลางการศึกษาขั้นพื้นฐาน พุทธศักราช ๒๕๕๑ 
ศูนย์บริการข้อมูลภาครัฐเพื่อบริการประชาชน
กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ให้บริการทั้งการสอบถามข้อมูล การรับเรื่องร้องเรียนและการให้บริการในการทำธุรกรรมที่เกี่ยวกับภาครัฐ ของทุกกระทรวง ทบวง กรม ตลอด 24 ชั่วโมง ทุกวัน
นิทรรศการ Online
TDC : Thai Digital Collection
สืบค้นงานวิจัย ฉบับเต็ม


แลกลิงค์
ครูอินเตอร์.คอม ดร.ศักดิ์ชัย ภู่เจริญ ภาวะผู้นำ บริหารการศึกษา
Code

จำนวนผู้เข้าชม

free html visitor counters

พัฒนาระบบโดย
ธีรวัฒน์ ภู่เจริญ

จดโดเมน Host ออกแบบเว็บไซต์ Web Design

ครูอินเตอร์.คอม ดร.ศักดิ์ชัย ภู่เจริญ ภาวะผู้นำ บริหารการศึกษา